Die Aufgaben einer Eventagentur
Wem die Planung, Durchführung und Nachbereitung einer Veranstaltung zu aufwendig ist oder man es sich nicht zutraut, kann eine Eventagentur beauftragen. Diese Organisation übernimmt sämtlich denkbare Aufgaben, welche zum perfekten Gelingen eines Events notwendig sind. Viele Agenturen bieten die Betreuung jeder Art von Veranstaltung an. Andere haben sich auf gewisse Schwerpunkte spezialisiert.
Denkbar wären beispielsweise Kongresse, Messen, Präsentationen, Hochzeiten, Geburtstage oder auch Marketingveranstaltungen.
Am Anfang steht die Ideenentwicklung. Die Mitarbeiter der Agentur werden dem Kunden denk- und realisierbare Möglichkeiten vorschlagen. Der Auftraggeber kann sich dann für einen Vorschlag entscheiden. Hat man die passende Idee ausgewählt, geht es mit der Konzeptionierung weiter.
Ein Grobablauf wird festgelegt. Das Locationscouting ist ebenfalls Aufgabe der Agentur. Sie sucht und präsentiert dem Kunden verschiedene Objekte, die als Veranstaltungsort infrage kommen. Hiernach werden die Teilnehmer und Gäste eingeladen.
Falls erforderlich wird ein umfassendes PR-Management durchgeführt. Gegebenenfalls muss die Presse informiert und der Event zielgenau platziert werden.
Ein wichtiger Bereich ist die Ressourcenplanung. Die Agentur kümmert sich um Mitarbeiter, Helfer, Material oder Mietmobiliar. Gerade Mietmobiliar hält die Kosten einer Veranstaltung in Grenzen.
Wer hat nach einer Veranstaltung schon Verwendung für 200 Tische?
Die cleverere Lösung ist Bankettbestuhlung, Barhocker und Stehtische zu mieten.
Auf Kundenwunsch wird auch die sogenannte Künstlervermittlung übernommen. Jede Art von Showakt ist hier denkbar. Ansprechende Zwischeneinlagen wie Feuerspucker, Stripper, Artist oder Musiker verschönern jeden Event. Die Agenturen verfügen oftmals über zahlreiche Kontakte, welche für die Künstlervermittlung unerlässlich sind.
Ein gelungener Event setzt eine sorgfältige Zeitplanung voraus. Doch auch unvorhersehbare Zwischenfälle oder ungeplante Lücken weiß eine gute Eventagentur unterhaltend zu füllen.
Wichtig ist, dass der Auftraggeber sich während der Veranstaltung um nichts kümmern muss. Technische und gestalterische Planung sowie Umsetzungskontrolle werden daher ebenfalls durchgeführt.
Das Catering spielt eine zentrale Rolle bei jeder Veranstaltung. Gutes Essen und Trinken sind untrennbar mit einer gelungenen Veranstaltung verbunden. Die Eventagenturen verfügen regelmäßig über einen großen Pool möglicher Cateringanbieter.
Sie kennen die Stärken und Schwächen der einzelnen Küchen, sodass eine perfekte Abstimmung erfolgen kann. Es gibt wohl nicht schlimmeres wie ein leeres Buffet aber noch hungrige Gäste, lahme und unfreundliche Kellner oder schlechtes Essen.
Zu einer sorgfältigen Nachbereitung gehört auch die Erfolgskontrolle. Diese kann je nach Veranstaltung sehr unterschiedlich durchgeführt werden.
